Google Docs è proprio ciò che ti serve!
Vuoi sapere cos’è Google Docs e perché può esserti utile? Se questo è il tuo intento e vuoi capire come potresti usarlo per la tua azienda, bisogna partire da un semplice presupposto. Gli strumenti per la videoscrittura, presentazione e calcolo sono praticamente essenziali, quasi in ogni genere di azienda.
Quelli messi a disposizione dal famoso pacchetto di Microsoft sono ottimi, soprattutto per la quantità di funzioni integrate. Microsoft offre una suite assolutamente completa, ma c’è un piccolo dettaglio da non sottovalutare: tutto questo ha un costo.
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Spesso non conviene o non è possibile devolvere una parte del proprio budget aziendale a questo tipo di servizio. Tuttavia, al tempo stesso non si può fare a meno di questi strumenti. Fortunatamente, abbiamo la possibilità di usare Google Docs. Anche in questo caso, le risorse da sfruttare sono efficienti, ma l’unico requisito per poterle sfruttare è avere un account Google.
Sicuramente ne hai già uno e, se così non fosse, potrai crearlo facilmente, in pochi passi e gratuitamente. Questo ti consentirà di accedere a numerosi vantaggi: avrai a tua disposizione una suite in cloud per la gestione e la creazione dei documenti.
Come funziona la suite di Google?
Google mette a disposizione dei propri utenti uno spazio di 15 GB senza costi nel proprio cloud, chiamato Drive. Non si tratta solo di archiviazione: comprende numerosi tools per la creazione di testi e fogli di calcolo direttamente online. Per usare questi strumenti non bisogna installare programmi e si può accedere alla piattaforma in qualunque momento. Essendo una suite disponibile sotto forma di applicazione web, è possibile utilizzare Google Docs da ogni tipo di dispositivo (PC o smartphone, Android o Apple).
Come accedere e come usare Google Docs?
La cosa più semplice e immediata è cercare “Google Docs” in un qualsiasi motore di ricerca e selezionare il primo risultato. L’applicazione selezionata di default è, appunto, quella relativa ai documenti. Puoi crearne uno nuovo o caricare un file già presente nel tuo PC, senza preoccuparti del formato o dell’applicazione con la quale avevi iniziato a scrivere.
Una cosa che potrai dimenticare usando la suite di Google è l’ansia da salvataggio. Infatti, ogni azione compiuta sul cloud sarà immediatamente registrata. Non avrai nemmeno bisogno di scaricare il documento alla fine di ogni modifica: lo potrai sempre trovare nello spazio di archiviazione del tuo account Drive.
Una volta sulla piattaforma, potrai accedere agli altri strumenti di Google, quali:
- Fogli, che sostituisce Excel;
- Presentazioni, il corrispettivo di Power Point;
- Moduli, un programma avanzato per la creazione di sondaggi.
Perché le aziende usano Google Docs?
Oggi come oggi sono numerose le aziende che usano gli strumenti proposti da Google. Le ragioni principali le avrai comprese anche tu: Google Docs è gratuito e molto funzionale. È anche intuitivo e facile da usare, ed è compatibile con tutti i dispositivi. Un altro motivo che ha reso la piattaforma così popolare è da attribuire alla condivisione.
Aprendo un qualsiasi documento e cliccando su file, è infatti possibile trovare l’opzione “Condividi”. Dopodiché si potranno invitare altri partecipanti (come colleghi, collaboratori e soci) e vedere in tempo reale le modifiche apportate da ognuno di essi. In pratica, grazie alle funzionalità proposte, si può collaborare con gli altri direttamente online, così da completare il lavoro in sinergia, anche se non ci si trova nello stesso luogo.
Su Google Docs è possibile altresì decidere il livello di autorizzazione per ognuno dei partecipanti. I livelli previsti sono: modifica completa, solo suggerimento (non si possono modificare i documenti, ma si può solamente aggiungere note) e la sola visualizzazione.
Google Docs: la soluzione ideale anche per la tua azienda
Insomma, Google Docs è una suite completa provvista di tantissime funzioni. Viene costantemente aggiornata ed è completamente gratuita. Provarla per la tua azienda non costa nulla e sicuramente non te ne pentirai. Non perderti i prossimi articoli del nostro blog: troverai sempre ottime news sul mondo del web, del digital marketing e non solo!
