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Dropbox gratis: cos’è, come funziona e come installare l’app

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Dropbox: una risorsa da non sottovalutare

Hai un business online, lavori come freelance oppure cerchi un luogo sicuro dove conservare i tuoi file? In ognuno di questi casi Dropbox è la risorsa che fa per te. È uno strumento ottimo anche in ambito privato, invece che lavorativo, ad esempio per conservare foto e documenti personali. Già da questo hai capito un po’ di cosa si tratta, non è vero?

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Stiamo parlando di un sistema di conservazione dei file in cloud, il quale può esser usato anche per condividere alcuni documenti con altri utenti da te scelti (es. colleghi di lavoro). Questa applicazione ti offre un archivio privato tutto tuo, al quale potrai accedere da qualunque dispositivo e in qualunque momento. Andiamo a scoprire meglio di cosa si tratta e come usare questo cloud storage.

Cos’è e a cosa serve

Dropbox è una piattaforma alla quale si può accedere sia dal browser che tramite l’apposita app. Propone un servizio cloud based ideale per chi vuole conservare, condividere e sincronizzare file per lavoro e non solo. Invece che avere un hard disk esterno, puoi scegliere di usare questa risorsa per conservare in cloud documenti di ogni genere, che potrai suddividere usando cartelle e directory. I file che potrai caricare sono:

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  • PDF,
  • immagini,
  • video,
  • doc,
  • etc.

Dopo l’iscrizione alla piattaforma, potrai sfruttare gratuitamente il cloud storage fino a un massimo di 2 gigabyte di spazio.

Questa piattaforma è sicura?

Per garantire sicurezza agli utenti, gli sviluppatori di Dropbox hanno usato il protocollo SSL per la trasmissione dei dati e anche l’algoritmo di crittografia denominato AES-256. Questo significa che non c’è niente da temere: i nostri dati e file sono al sicuro! Proprio per questa ragione Dropbox viene usato da tantissime persone in tutto il mondo per il lavoro quotidiano e per il backup dei dati aziendali.

Questo servizio cloud based viene utilizzato in totale sicurezza anche per la vita privata, per la conservazione di foto e video e/o per i documenti di casa e utenze varie. In generale può essere sfruttato per tutte quelle volte in cui si vuole conservare per ogni eventualità una copia di qualche documento importante. È anche un alleato per chi vuole tenere “in ordine” il computer. Infatti tutto quello che non serve o che si vuole tenere da parte può essere conservato sul cloud. Così facendo si andrà anche a liberare spazio all’interno del pc.

La versione a pagamento

Nel caso i 2 gigabyte fossero pochi, sappi che è possibile aumentare lo spazio disponibile scegliendo tra differenti piani di abbonamento. In alternativa si possono eseguire alcune attività che possono aiutare ad incrementare gratuitamente i gigabyte fino alla soglia limite.

Tra queste attività c’è quella che consiste nel dare il proprio contributo alla community di Dropbox. Si può inoltre consigliare la piattaforma a parenti e amici. Grazie a quest’ultimo metodo potresti guadagnare 500 megabyte per ogni amico che si iscriverà al servizio seguendo la tua segnalazione. Non è male come inizio, non è vero?

Come usare Dropbox

Ora che sai cos’è Dropbox e come può esserti utile, è arrivato il momento di cominciare ad usare questa piattaforma. Puoi iscriverti sul sito o dall’app e, una volta eseguito l’accesso, ti troverai nella tua home page. Qui potrai creare cartelle e directory e caricare al loro interno ciò che desideri. Una volta creato il tuo archivio lo potrai aggiornare e consultare quando vorrai, anche mentre sei in viaggio, accedendo da qualunque dispositivo, usando il browser o l’applicazione. Potrai cercare i file con semplicità, attraverso l’apposita casella di ricerca.

Potrai scaricare l’applicazione sul pc, sullo smartphone e sui tablet con sistema operativo Android, ma anche sui device con iOS (utilizzando rispettivamente Google Play e App Store). Potrai altresì creare un collegamento diretto sul tuo desktop del computer. Grazie a quest’ultima soluzione potrai semplicemente trascinare i file su di esso per caricarli su Dropbox senza la necessità di aprire browser o app.

La condivisione dei file

Come abbiamo detto, quello che ti offre questo servizio di cloud storage è un archivio digitale privato. Tuttavia, se lo vorrai, potrai anche decidere di condividere cartelle e singoli file con uno o più utenti da te selezionati. Questa soluzione è ottima in particolare per la condivisione di documenti aziendali o di contenuti formativi tra colleghi e non solo.

I passi per condividere i documenti

Se, ad esempio, desideri condividere una cartella, quello che devi fare è:

  1. Portare il mouse sulla cartella o file da condividere.
  2. Cliccare sul tasto destro.
  3. Selezionare l’opzione di condivisione.
  4. Indicare gli indirizzi e-mail delle persone con cui vuoi condividere i file.

In alternativa puoi creare direttamente una cartella pubblica e poi dare il link alle persone con cui desideri condividere i tuoi file.

Se usi l’app di Dropbox dovrai:

  1. Aprire l’applicazione.
  2. Fare tap sui tre puntini verticali (su Android) oppure orizzontali (su iOS) che si trovano a fianco all’elemento da condividere.
  3. Selezionare Condividi> Invita al file. Sotto a “Invia a” potrai inserire gli indirizzi e-mail o i nomi di coloro con cui vuoi effettuare la condivisione.
  4. Scegliere se questi utenti possono solo visualizzare o anche modificare i file.
  5. Far partire la condivisione.

La condivisione delle foto

Se vuoi condividere delle foto usando Dropbox puoi creare una cartella contenente tutti i tuoi file e seguire le indicazioni che abbiamo appena elencato. È possibile usare la piattaforma per condividere non solo foto personali, ma anche:

  • Scatti per la realizzazione di un book fotografico.
  • Immagini da usare online su blog o siti.
  • Mockup e bozze per pagine di e-commerce e siti web.

La sincronizzazione dei file su Dropbox

Oltre al caricamento, alla conservazione e alla condivisione dei file, c’è un’altra funzione di Dropbox che di certo non possiamo sottovalutare: si tratta della sincronizzazione. Usando questo servizio cloud based potrai sincronizzare senza difficoltà una determinata cartella su pc o dispositivi mobili differenti. In questo modo non perderai tempo per trasferire i file: semplicemente li aprirai da qualunque device.

Per effettuare la sincronizzazione puoi installare l’app di Dropbox su tutti i dispositivi che utilizzi oppure usarli per accedere a Dropbox tramite browser. In entrambe le eventualità potrai avere quello di cui hai bisogno sempre e ovunque tu sia a casa, al lavoro, in vacanza, in viaggio, etc. Potrai decidere quali cartelle del tuo computer sincronizzare, ad esempio quella del desktop, e ogni qualvolta lo vorrai potrai visualizzarne il contenuto anche quando non sarai a casa.

Impostare la sincronizzazione

Per impostare la sincronizzazione quello che devi fare è:

  1. Scaricare l’app desktop per Dropbox.
  2. Accedere all’app.
  3. Aprire la sezione dedicata alle preferenze.
  4. Cliccare su Sincronizzazione> Sincronizzazione selettiva (Windows) o Scegli cartelle (Mac).
  5. Selezionare le cartelle da sincronizzare e deselezionare quelle che non vuoi sincronizzare.
  6. Cliccare su Aggiornamento.

L’opzione Smart Sync

Se deciderai di sottoscrivere un piano a pagamento (Plus, Family, Professional e Business), potrai avere a disposizione anche Smart Sync. Questa funzione ti permette di impostare alcune cartelle per la visualizzazione solo online. Le potrai vedere dal pc e dai tuoi dispositivi anche qualora siano state archiviate solamente sul tuo storage di Dropbox e non sui device. L’app propone inoltre un’impostazione automatica che si occupa di selezionare queste cartelle o file a seconda della frequenza di utilizzo.

Il recupero dei file cancellati 

Un’altra funzione molto utile di Dropbox è quella che consente di recuperare i file cancellati. Potresti averli eliminati per sbaglio o volutamente ma te ne sei pentito. Qualunque sia la situazione poco importa: la piattaforma è studiata per permettere di controllare e gestire tutte le modifiche eseguite negli ultimi 30 giorni. Questa è la tempistica per chi ha un account gratuito di base. Per chi invece usa un account business l’arco di tempo aumenta fino a 120 giorni.

Grazie a questa funzionalità non dovrai avere più paura di perdere i tuoi documenti: anche se li cancelli per sbaglio, potrai comunque recuperarli… Ma naturalmente non devi superare le suddette tempistiche.

Cos’altro puoi fare con Dropbox

Tra le altre funzionalità di Dropbox c’è anche quella che consente di creare direttamente dei file di lavoro all’interno di uno spazio condiviso. Questa è una buona soluzione per chi lavora da casa ma deve comunque interagire con un team. I file possono essere realizzati usando Paper.

Potrai trovare questa funzione nella tua home quando accedi alla piattaforma, direttamente nel menu a destra. Qui troverai la voce su cui cliccare per poter creare un file Paper. Verrai reindirizzato su un editor di testo grazie al quale potrai realizzare online dei contenuti che potrai condividere con chi vorrai.

Se preferisci usare Word, Power Point o magari Excel direttamente online e sempre attraverso la piattaforma, sappi che Dropbox ti offre anche questa opportunità. Potrai creare file di questo tipo cliccando sulle apposite opzioni presenti sempre nel menu a destra.

I consigli e le indicazioni per usare bene questa interessante risorsa

Noi ti abbiamo dato diverse indicazioni e ti abbiamo parlato di cosa puoi fare con Dropbox e di come puoi usare questa risorsa. Vedrai che usare l’applicazione o la piattaforma online non sarà difficile. Tuttavia in alcuni casi potresti avere bisogno di qualche indicazione in più o di un tutorial specifico.

Sezione Help

Ti suggeriamo di affidarti senza pensarci troppo alla sezione Help della piattaforma. Qui troverai trucchi, consigli e mini guide. Ti verrà spiegato tutto nel dettaglio e in modo molto semplice. Nella sezione “Fondamenti di Dropbox” troverai delle risorse approfondite che potranno esserti utili in particolare durante i primi utilizzi. Potrai altresì sfruttare la formazione in tempo reale gratuita, che prevede la possibilità di partecipare a sessioni di formazione online durante le quali potrai interagire dal vivo con un istruttore.

La piattaforma propone anche la formazione autoguidata, che comprende dei videocorsi, e delle pratiche guide introduttive utili per iniziare a usare tutte le funzionalità di Dropbox.

Blog e forum

Ti consigliamo anche di seguire il blog ufficiale, grazie al quale potrai rimanere aggiornato sulle novità e conoscere tante interessanti informazioni su Dropbox. Anche l’area dedicata al forum potrà esserti molto utile. Potrai chiedere supporto oppure consultare le discussioni di altri per poter capire quali sono i problemi più comuni e come risolverli.

È arrivato il momento di usare Dropbox?

A questo punto sai bene che tipo di risorsa abbiamo a disposizione e quali sono le funzionalità con cui abbiamo a che fare. Si tratta di un’applicazione funzionale, efficiente e molto utile non è vero?

Usa bene le risorse per la formazione offerte dalla stessa piattaforma e i contenuti di questa guida per sfruttare al meglio Dropbox e vedrai che non te ne pentirai! Che sia per lavoro o per la tua vita privata, avrai per le mani una risorsa all’avanguardia ed eccezionale sotto ogni punto di vista. I tuoi file saranno al sicuro e potrai semplificare le tue attività lavorative quotidiane. Provare per credere! Continua a seguire il nostro blog per avere altri consigli e per rimanere sempre aggiornato sul mondo del World Wide Web!

Luca-De-Santis - Digital strategist - web designer - consulente seo

Dott. Luca De Santis

Ciao, il mio nome è Luca De Santis, web masterconsulente SEO e fondatore di Doctor Web Agency, un’agenzia di  comunicazione e web marketing al servizio della piccola e media impresa.

Ho realizzato questo blog per aiutare imprenditori, professionisti, artigiani, commercianti, a sfruttare il web per acquisire nuovi clienti automaticamente.

Amo sviluppare progetti di Web Marketing  per startup, professionisti e PMI sin dalla realizzazione del logo per poi sviluppare la presenza nel mondo del web. E di questo, con la passione e l’esperienza, ne ho fatto la mia attività lavorativa principale che oggi svolgo insieme al mio team di collaboratori.

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